Como contabilizar pagamentos antecipados de clientes

Um cliente pode pagar adiantado pelas mercadorias entregues ou pelos serviços prestados. Os possíveis motivos para um adiantamento do cliente podem incluir:

  • Crédito ruim . O vendedor não deseja adiantar crédito ao cliente e, portanto, exige o pagamento adiantado.

  • Produto personalizado . Um produto pode ser tão personalizado que o vendedor não poderá vendê-lo a mais ninguém se o comprador não pagar, portanto, o vendedor exige o pagamento adiantado.

  • Base de caixa . O cliente pode estar operando sob o regime contábil de caixa e, portanto, deseja pagar à vista o mais rápido possível para reconhecer uma despesa e reduzir sua receita reportável no ano fiscal corrente.

  • Capacidade reservada . O cliente pode estar pagando adiantado para reservar a capacidade de produção do vendedor ou, pelo menos, evitar que seja usada por um concorrente.

Por essas razões ou outras, um vendedor pode receber um pagamento adiantado antes de fazer qualquer coisa para recebê-lo. Quando isso acontece, a contabilização correta é reconhecer o adiantamento como um passivo, até que o vendedor cumpra suas obrigações nos termos do contrato de venda subjacente. Duas entradas de diário estão envolvidas. Eles são:

  1. Gravação inicial . Débito da conta à vista e credita a conta de adiantamentos do cliente (passivo).

  2. Reconhecimento de receita . Débito a conta de adiantamentos do cliente (passivo) e credita a conta de receita.

Geralmente, é melhor não contabilizar um adiantamento do cliente com uma entrada reversa automática, pois isso reverterá a quantia em dinheiro no mês seguinte - e o dinheiro pago ainda está na conta em dinheiro. Em vez disso, controle manualmente o valor na conta de adiantamentos do cliente a cada mês e mude manualmente os valores para receita conforme as mercadorias são entregues ou os serviços são fornecidos. Isso pode exigir o uso de uma etapa separada no procedimento de encerramento do mês, para garantir que o status de cada adiantamento do cliente seja investigado regularmente.

Um adiantamento de cliente é geralmente declarado como um passivo circulante no balanço patrimonial do vendedor. No entanto, se o vendedor não espera reconhecer receita de uma transação de venda subjacente dentro de um ano, o passivo deve ser classificado como um passivo de longo prazo.

Por exemplo, a Green Widget Company recebe $ 10.000 de um cliente por um widget roxo personalizado. Green Widget registra o recibo com um débito de $ 10.000 na conta à vista e um crédito de $ 10.000 na conta de adiantamentos do cliente. No mês seguinte, Green entrega o widget customizado e cria uma nova entrada de diário que debita $ 10.000 da conta de adiantamento do cliente e credita $ 10.000 na conta de receita.

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