Como configurar um sistema de contas a pagar
Um sistema de contas a pagar paga as contas de uma empresa de maneira organizada. Os objetivos desse sistema são fazer pagamentos em tempo hábil e pagar os valores corretos aos fornecedores corretos. As etapas a seguir podem ser usadas para configurar esse sistema:
Selecione o software . Compre um pacote de software de contabilidade de prateleira que contém um módulo de contas a pagar. Procure recursos padrão como a capacidade de configurar informações de pagamento padrão para cada fornecedor, identificar faturas duplicadas, aproveitar descontos de pagamento antecipado e fazer pagamentos eletrônicos.
Configure fornecedores . Insira no arquivo mestre do fornecedor no software os nomes, endereços, condições de pagamento e contas de despesas do razão geral padrão que se aplicam a cada fornecedor.
Insira as faturas . Insira cada fatura no sistema de contas a pagar. Isso inclui inserir a data da fatura (não a data de recebimento) e o valor a pagar.
Aprovar faturas . Crie um sistema para que os gerentes aprovem individualmente cada fatura do fornecedor conforme ela chega ou use aprovações negativas, em que os gerentes só precisam notificar a equipe de contas a pagar se eles não aprovarem um pagamento. Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho pode ser integrado ao sistema para rastrear o status das aprovações.
Agende o pagamento . Faça um teste para imprimir do software uma lista de todas as faturas que estão para pagamento e verifique se o relatório está incluindo todas as faturas que devem ser pagas no intervalo de datas selecionado.
Teste uma execução de verificação . Verifique no software todos os pagamentos aprovados e imprima um lote de cheques para pagar essas faturas. Certifique-se de que o sistema está pagando apenas os cheques que foram selecionados.
Assinar cheques . Designe uma pessoa para ser o assinante principal do cheque, bem como outra pessoa para ser o assinante do cheque reserva. Informe essas pessoas sobre seus deveres ao examinar a documentação de backup anexada a cada cheque.
As etapas anteriores cobrem as ações básicas envolvidas no processamento de contas a pagar por meio de um sistema de contas a pagar. Os seguintes itens adicionais podem ser incorporados a ele:
Correspondência de três vias . Pode ser necessário que um funcionário de contas a pagar compare as faturas do fornecedor com os pedidos de compra relacionados da empresa e quaisquer documentos de recebimento. Essa correspondência pode ser necessária para garantir que a empresa só pague pelos itens devidamente autorizados e recebidos.
Relatórios de despesas . Configure um sistema que exija que os funcionários enviem formulários de relatório de despesas, aos quais são anexados os recibos de todos os itens adquiridos. Este sistema pode incluir um conjunto de políticas de viagens que regem quais despesas serão reembolsadas.
Cartões de compras . Configure um sistema em que os cartões de compras sejam emitidos para uma seleção de funcionários, que estão autorizados a fazer compras com os cartões em nome da empresa. Incluir procedimentos para revisar os extratos do cartão em busca de erros e enviar extratos totalmente revisados à equipe de contas a pagar para processamento do pagamento.
Também pode ser necessário adicionar uma seleção de controles ao sistema de contas a pagar, para reduzir o risco de pagamentos excessivos.
