Balancete | Exemplo | Formato
O balancete e seu papel no processo contábil
O balancete é um relatório executado no final de um período contábil, listando o saldo final em cada conta do razão geral. O relatório é usado principalmente para garantir que o total de todos os débitos seja igual ao total de todos os créditos, o que significa que não há lançamentos desequilibrados no sistema contábil que impossibilitem a geração de demonstrativos financeiros precisos. O balancete de fim de ano é normalmente solicitado pelos auditores quando eles começam uma auditoria, para que possam transferir os saldos das contas no relatório para o software de auditoria; eles podem pedir uma versão eletrônica, que podem mais facilmente copiar em seu software.
Mesmo quando os totais de débito e crédito indicados no balancete são iguais, isso não significa que não haja erros nas contas listadas no balancete. Por exemplo, um débito pode ter sido inserido na conta errada, o que significa que o total do débito está correto, embora o saldo de uma conta subjacente seja muito baixo e o outro seja muito alto. Por exemplo, um escriturário de contas a pagar registra uma fatura de fornecedor de $ 100 com uma despesa de débito para suprimentos e um crédito de $ 100 na conta de passivo de contas a pagar. O débito deveria ter sido na conta de despesas de utilidades, mas o balancete ainda mostrará que o valor total dos débitos é igual ao número total de créditos.
O balancete também pode ser usado para compilar manualmente as demonstrações financeiras, embora com o uso predominante de sistemas contábeis informatizados que criam as demonstrações automaticamente, o relatório raramente é usado para esse fim. Com efeito, não há mais necessidade de usar o relatório de balancete nas operações contábeis.
Quando o balancete é impresso pela primeira vez, ele é chamado de balancete não ajustado. Então, quando a equipe de contabilidade corrige qualquer erro encontrado e faz ajustes para trazer as demonstrações financeiras em conformidade com uma estrutura contábil (como GAAP ou IFRS), o relatório é chamado de balancete ajustado. O balancete ajustado normalmente é impresso e armazenado no livro de final de ano, que é então arquivado. Por fim, após o encerramento do período, o relatório é denominado balancete pós-fechamento.
O balancete é estritamente um relatório compilado a partir dos registros contábeis. No entanto, uma vez que os lançamentos de ajuste podem ser feitos como resultado da revisão do relatório, pode-se dizer que a contabilidade do balancete abrange o processo de ajuste que converte um balancete não ajustado em um balancete ajustado.
Se houver subsidiárias em uma organização que relatam seus resultados a uma empresa controladora, a controladora pode solicitar um balancete final de cada subsidiária, que será usado para preparar os resultados consolidados para toda a empresa.
O razão geral é o relatório preferido pelos contadores internos, uma vez que também mostra as transações detalhadas que compõem o saldo final, ou pelo menos aponta para o sub-livro relevante que contém essas informações. Este nível adicional de detalhe revela a atividade em uma conta durante um período contábil, o que torna mais fácil conduzir pesquisas e detectar possíveis erros.
Formato de balancete
O relatório de balancete inicial contém as seguintes colunas:
Número da conta
Nome da conta
Saldo de débito final (se houver)
Saldo de crédito final (se houver)
Cada item de linha contém apenas o saldo final de uma conta. Todas as contas com saldo final são listadas no balancete; normalmente, o software de contabilidade bloqueia automaticamente todas as contas com saldo zero para que não apareçam no relatório.
A versão ajustada de um balancete pode combinar as colunas de débito e crédito em uma única coluna combinada e adicionar colunas para mostrar as entradas de ajuste e um saldo final revisado (como é o caso no exemplo a seguir).
Exemplo de balancete
O exemplo de balancete a seguir combina os totais de débito e crédito na segunda coluna, de forma que o saldo resumido do total seja (e deveria ser) zero. As entradas de ajuste são adicionadas na próxima coluna, resultando em um balancete ajustado na coluna da extrema direita.
ABC International
Balancete
31 de agosto de 20XX
